L'inventaire est souvent perçu comme une corvée par les équipes officinales : fermeture de la pharmacie, heures supplémentaires, comptage fastidieux... Pourtant, c'est un outil essentiel pour maîtriser son stock et sa rentabilité. Ce guide vous présente les différentes méthodes et comment optimiser cette étape obligatoire.
📋 En résumé
- Inventaire annuel = 2-3 jours de fermeture
- Inventaire tournant = pas de fermeture, charge lissée
- Démarque inconnue réduite de 6-8% à moins de 2%
📊 Un inventaire bien géré permet de réduire la démarque inconnue de 6-8% à moins de 2% du stock.
Pourquoi l'inventaire est essentiel en pharmacie
Au-delà de l'obligation légale, l'inventaire remplit plusieurs fonctions cruciales :
- Fiabiliser les données comptables : valeur réelle du stock pour le bilan
- Détecter la démarque inconnue : vol, casse, erreurs de saisie
- Identifier les problèmes de gestion : sur-stock, produits dormants
- Optimiser les commandes : ajuster les seuils de réapprovisionnement
- Préparer une cession : valorisation précise en cas de vente
L'obligation légale d'inventaire
L'inventaire annuel est obligatoire pour toutes les entreprises commerciales (article L123-12 du Code de commerce). Pour les pharmacies :
- Au minimum une fois par exercice comptable
- Doit être exhaustif : tous les produits doivent être comptés
- Doit être valorisé : quantité × prix d'achat
- Doit être conservé : 10 ans minimum
En cas de contrôle fiscal, l'absence d'inventaire ou un inventaire incomplet peut entraîner un redressement.
Les différentes méthodes d'inventaire
📅 Inventaire annuel (classique)
Principe : Comptage exhaustif du stock à date fixe, généralement en fin d'exercice.
Avantages :
- Simple à organiser (une seule opération)
- Photo complète du stock à un instant T
Inconvénients :
- Nécessite souvent une fermeture (2-3 jours)
- Mobilise toute l'équipe
- Fatigue = risque d'erreurs
- Les écarts ne sont découverts qu'une fois par an
🔄 Inventaire tournant (recommandé)
Principe : Comptage par zones ou catégories, réparti sur toute l'année.
Avantages :
- Pas de fermeture nécessaire
- Charge de travail lissée
- Détection rapide des écarts
- Stock toujours fiable
Inconvénients :
- Nécessite une organisation rigoureuse
- Demande un outil de suivi adapté
✅ Méthode recommandée pour les pharmacies modernes
📱 Inventaire permanent (informatisé)
Principe : Le stock est mis à jour en temps réel à chaque mouvement (entrée, sortie, vente).
Avantages :
- Visibilité instantanée sur le stock
- Pas de comptage manuel nécessaire en théorie
Inconvénients :
- Accumulation d'erreurs si pas de contrôle physique
- Ne remplace pas l'inventaire légal
- Nécessite une rigueur absolue sur les saisies
Comparatif des méthodes
| Critère | Annuel | Tournant | Permanent |
|---|---|---|---|
| Fermeture nécessaire | Oui (2-3 jours) | Non | Non |
| Charge de travail | Concentrée | Répartie | Continue |
| Détection des écarts | 1x/an | Continue | Théoriquement instantanée |
| Fiabilité | Moyenne | Bonne | Variable |
| Coût en temps | Élevé (concentré) | Modéré (lissé) | Faible si bien paramétré |
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La démarque inconnue : comprendre et réduire
La démarque inconnue est l'écart entre le stock théorique (ce que le logiciel indique) et le stock réel (ce qui est physiquement présent). Elle représente en moyenne 6 à 8% du stock dans les pharmacies mal gérées.
Les causes de la démarque inconnue
- Vol : externe (clients) ou interne (rare mais existe)
- Casse non déclarée : produits cassés non enregistrés
- Erreurs de saisie : mauvais produit scanné, quantité erronée
- Erreurs de livraison : réception non contrôlée
- Périmés non sortis : produits jetés sans sortie de stock
👉 La mauvaise gestion des périmés est la première cause de démarque inconnue. Consultez notre guide dédié à la gestion des périmés →
Comment réduire la démarque
- Contrôler les réceptions : vérifier systématiquement les livraisons
- Inventaire tournant : détecter les écarts rapidement
- Former l'équipe : rigueur sur les saisies et les sorties
- Analyser les écarts : identifier les zones/produits à problème
Organiser son inventaire : étapes clés
1. Préparer
- Définir les zones de comptage
- Ranger et organiser les rayons
- Préparer les outils (smartphone, terminal, fiches)
- Briefer l'équipe
2. Compter
- Procéder zone par zone
- Scanner chaque produit (ou compter manuellement)
- Noter les quantités
- Signaler les anomalies (produits sans code, périmés...)
3. Rapprocher
- Comparer stock réel vs stock théorique (LGO)
- Identifier les écarts significatifs
- Recompter les références en écart
4. Corriger
- Ajuster le stock dans le LGO
- Documenter les écarts
- Mettre en place des actions correctives
Questions fréquentes
L'inventaire est-il obligatoire en pharmacie ?
Oui, l'inventaire annuel est une obligation légale pour toutes les entreprises commerciales, dont les pharmacies. Il doit être réalisé au moins une fois par exercice comptable et conservé pendant 10 ans.
Combien de temps prend un inventaire en pharmacie ?
Un inventaire annuel complet prend généralement 2 à 3 jours avec fermeture de l'officine et mobilisation de toute l'équipe. Avec un inventaire tournant bien organisé, ce temps est réparti sur l'année (quelques heures par semaine) sans fermeture.
Qu'est-ce que la démarque inconnue en pharmacie ?
La démarque inconnue est l'écart entre le stock théorique (indiqué par le logiciel) et le stock réel (physiquement présent). Elle peut représenter jusqu'à 6-8% du stock et inclut le vol, la casse non déclarée et les erreurs de saisie.
Peut-on faire l'inventaire sans fermer la pharmacie ?
Oui, avec la méthode de l'inventaire tournant. En comptant zone par zone tout au long de l'année, vous n'avez plus besoin de fermer. C'est la méthode que nous recommandons et que Pharma Toolkit facilite.
🚀 2-3 jours → quelques heures par semaine
Avec Pharma Toolkit, passez à l'inventaire tournant. Sync LGO (WinPharma, LGPI), scan par zone, suivi progression.
Conclusion
L'inventaire n'a pas à être une corvée annuelle redoutée. En adoptant la méthode de l'inventaire tournant et en vous équipant des bons outils, vous transformez cette obligation en un véritable outil de pilotage. Vous gagnez en fiabilité, réduisez votre démarque et évitez les fermetures coûteuses.
Pharma Toolkit a été conçu par un pharmacien pour répondre exactement à ces problématiques. Notre application vous accompagne dans la mise en place d'un inventaire moderne et efficace.