Documentation Pharma Toolkit : périmés et inventaire

1. Introduction — À quoi sert l'application ?

Pharma Toolkit vous permet de gérer vos produits périmés et de faire votre inventaire en même temps, avec un seul scan.

Navigation : mobile et desktop

L'application s'adapte à votre écran :

2. Onglet Scan — Scanner et inventorier

C'est l'écran principal de l'application. Vous y passerez la majorité de votre temps. Il permet de scanner des produits, de les enregistrer avec leur date de péremption, et de générer un rapport d'inventaire à la fin.

Sélectionner une zone

Avant de scanner, choisissez la zone où vous vous trouvez (ex : Rayon A, Tiroir 1, Réfrigérateur...). Vous pouvez créer de nouvelles zones avec le bouton + à côté du sélecteur.

La session de scan

Dès que vous sélectionnez une zone, une session de scan s'ouvre automatiquement. Vous la voyez grâce à la barre verte en haut de l'écran qui affiche :

• Le nom de la zone
• Le nombre de produits scannés — touchez ce compteur pour ouvrir la liste des produits de la session, avec l'action réalisée sur chacun (+2, −1...) et le stock résultant
• Le temps écoulé
• Un bouton Terminer (visible dès le premier scan)

Scanner un produit

Deux modes de scan sont disponibles :

Enregistrer un produit

Après le scan, le formulaire rapide s'affiche avec deux modes :

• Ajouter — Ajoute la quantité scannée au stock existant. Exemple : vous avez déjà 3 boîtes, vous en scannez 2 → total 5.
• Remplacer — Remplace le stock par la quantité scannée. Exemple : vous comptez 5 boîtes sur l'étagère → le stock passe à 5, quel que soit l'ancien chiffre.

Si le produit n'est pas encore en stock, le mode Ajouter est sélectionné par défaut et Remplacer est grisé. Si le produit existe déjà, vous pouvez choisir entre les deux.

Renseignez la quantité et la date de péremption (pré-remplie si le DataMatrix la contenait), puis validez.

Après l'enregistrement, le compteur dans la barre de session augmente et vous pouvez scanner le produit suivant.

Terminer la session

Quand vous avez fini de scanner votre zone, cliquez sur Terminer dans la barre verte. Une fenêtre apparaît avec deux choix :

• Générer le rapport d'inventaire — Compare vos scans au stock de votre logiciel de gestion. Nécessite que l'agent soit connecté (voir section 8).
• Fermer sans rapport — Vos scans sont enregistrés (pour la gestion des périmés et le stock) mais pas de comparaison d'inventaire.

Le rapport d'inventaire

Si vous choisissez de générer le rapport, un écran plein s'ouvre avec :

• Les métriques : nombre d'écarts, de produits identiques, d'excédents
• Le détail par produit : pour chaque produit, la quantité dans votre logiciel de gestion, la quantité scannée, et l'écart
• Le statut de synchronisation : si vous avez mis à jour le stock dans le logiciel

Trois actions sont disponibles en bas du rapport :

• MAJ Stock LGO — Met à jour les quantités dans votre logiciel de gestion. Avant d'appliquer, une fenêtre vous permet de vérifier chaque produit, d'exclure certains produits, et de modifier les quantités si nécessaire.
• Export TXT — Télécharge un fichier texte importable dans votre logiciel (pour ceux qui ne supportent pas la MAJ automatique). Visible uniquement sur ordinateur.
• Imprimer — Imprime le rapport. Visible uniquement sur ordinateur.

Espaces de stockage et colonne « Autres espaces »

Si votre logiciel gère plusieurs espaces de stockage (espace de vente, réserve, cave...), rattachez chaque zone de l'application à son espace (Paramètres → Gérer les zones). Le rapport compare alors vos scans au stock du bon dépôt — fini les faux écarts parce que la moitié du stock dort en réserve.

Et quand un produit a du stock dans un autre espace que celui que vous inventoriez, une colonne « Autres espaces » l'affiche à côté de la référence. Si ce stock peut expliquer votre écart — un transfert réserve → comptoir jamais enregistré, par exemple — le rapport vous le signale d'une teinte ambre : vous savez exactement quoi vérifier avant de corriger.

3. Onglet Stock — Voir vos produits

Cet onglet affiche tous les produits que vous avez scannés, toutes zones confondues.

Rechercher et filtrer

Utilisez les filtres en haut de la liste pour trouver rapidement un produit :

• Zone — Filtrer par zone de stockage
• Statut — Périmés, bientôt périmés, OK
• Recherche — Par nom ou code EAN

Les couleurs de statut

Chaque produit est marqué par une couleur selon sa date de péremption :

• Rouge — Périmé (date dépassée)
• Orange — Urgent (moins de 7 jours)
• Jaune — Attention (moins de 30 jours)
• Vert — OK (plus de 30 jours)

Modifier ou supprimer

Cliquez sur un produit pour voir ses détails. Vous pouvez modifier la quantité ou supprimer le produit.

4. Onglet Périmés — Gérer les alertes et le cycle de vie

Cet onglet liste les produits qui approchent de leur date de péremption ou qui sont déjà périmés. Il vous aide à agir avant qu'il ne soit trop tard.

L'application détecte automatiquement si un produit est un médicament ou de la parapharmacie grâce à son code EAN. Pas besoin de trier vous-même.

Le cycle de vie d'un produit périmé

Chaque produit passe par des étapes que vous pouvez suivre grâce aux filtres en haut de l'écran :

Les actions possibles

• Promotion — Mettre le produit en avant avec une réduction. Disponible uniquement pour la parapharmacie (les médicaments ne peuvent pas être mis en promotion).
• Vigilance — Marquer le produit comme nécessitant une attention particulière (suivi renforcé)
• Réclamation — Déclarer une réclamation auprès du laboratoire
• Vendu — Marquer le produit comme vendu (avec ou sans promotion). Le produit passe en statut "Traité".

Filtrer et repérer les produits

• Filtre par fabricant — Affinez la liste par laboratoire. Vous pouvez sélectionner plusieurs fabricants à la fois, par exemple pour préparer un retour groupé chez un même labo.
• Tag « Saisonnier » — Une pastille ambre SAISONNIER signale les produits commandés longtemps à l'avance (solaires, produits de Noël...). Ils bénéficient d'un seuil d'alerte plus long : c'est normal d'en voir apparaître au-delà du seuil courant.
• Vue « Sans date » — Les produits enregistrés sans date de péremption (parapharmacie, accessoires) ne polluent jamais vos alertes : ils sont exclus de la liste et des emails par défaut, et vivent dans leur propre vue, accessible depuis le même filtre de seuil. Ils portent un tag gris Sans date.

5. Onglet Inventaires — Historique, rapports et planification Desktop uniquement

Cet onglet est visible uniquement sur ordinateur. Il regroupe l'historique de tous vos inventaires et rapports.

Trois façons de faire un inventaire

Liste des rapports

Chaque inventaire terminé apparaît dans la liste avec :

• La date et l'heure
• La zone concernée
• Le nombre de produits
• Le type : session de scan (pas de badge), Inventaire zone (badge bleu) ou Inventaire manuel (badge orange)
• Le statut : Rapport ou Sans rapport

Utilisez les filtres en haut de la liste pour trier par type (session, zone, manuel) ou par période (aujourd'hui, cette semaine, ce mois).

Actions disponibles

• Voir — Affiche le rapport sauvegardé tel qu'il était au moment de la génération
• Actualiser — Régénère le rapport avec les données fraîches de votre logiciel de gestion (utile si le stock a bougé depuis)
• Générer le rapport — Pour les sessions qui ont été fermées sans rapport

Inventaire inverse — Détecter les produits fantômes

L'inventaire inverse répond à la question : "Quels produits sont dans mon logiciel mais pas dans mes rayons ?" Ce sont les produits fantômes — des références avec du stock dans votre logiciel de gestion, mais que personne n'a scannées physiquement.

Cette fonctionnalité est accessible depuis l'onglet Inventaires, via le bouton Inv. inverse en haut de l'écran.

Comment ça marche ?

1. Exportez votre stock depuis votre logiciel de gestion

   Générez un fichier CSV ou TXT contenant la liste de vos produits en stock. La procédure dépend de votre logiciel (WinPharma, LGPI ou LEO). Un aide-mémoire s'affiche dans l'application pour vous guider.

2. Importez le fichier dans l'application

   Cliquez sur Lancer l'inventaire inverse, puis sélectionnez votre fichier d'export.

3. Consultez le résultat

   L'application compare la liste de votre logiciel avec tous les produits que vous avez scannés. Les produits présents dans le logiciel mais absents de vos scans apparaissent comme produits fantômes.

Le rapport affiche trois indicateurs : le nombre de références dans votre logiciel, le nombre de références scannées dans l'application, et le nombre de produits fantômes détectés.

Chaque produit fantôme est valorisé en euros : prix d'achat unitaire, valeur totale (quantité × prix d'achat) et total général en pied de tableau. Vous pouvez trier par nom, quantité, prix d'achat unitaire ou valeur totale — pour attaquer d'abord les écarts qui coûtent le plus cher. L'historique de vos analyses conserve ces montants.

Vous pouvez imprimer le rapport pour le traiter en rayon, ou lancer une nouvelle analyse après avoir corrigé les écarts. L'historique de vos analyses est conservé en bas de la page.

Planification des inventaires — Rotation par zone

Le planificateur vous aide à ne jamais oublier un inventaire. Il suit la date du dernier inventaire réel de chaque zone et vous alerte quand une zone approche de sa prochaine échéance.

Le planificateur est accessible via l'icône calendrier dans le header, à côté de l'aide et des paramètres. Un badge rouge apparaît sur l'icône quand des zones nécessitent votre attention.

Comment ça marche ?

Chaque zone a une fréquence de rotation (par défaut 1 an). L'application calcule automatiquement la date du prochain inventaire à partir du dernier inventaire suffisamment complet.

Les alertes par zone

En ouvrant le planificateur, chaque zone est affichée avec un code couleur :

• Rouge — En retard : la date d'inventaire est dépassée
• Orange — Urgent : l'inventaire est prévu dans les 14 prochains jours
• Bleu — À planifier : la zone n'a jamais été inventoriée
• Jaune — À venir : l'inventaire est prévu dans les 15 à 30 prochains jours
• Vert — OK : l'inventaire n'est pas encore à l'ordre du jour

Actions possibles

• Scanner cette zone — Ouvre directement l'onglet Scan avec la zone pré-sélectionnée
• Modifier la rotation — Ajustez la fréquence d'inventaire de chaque zone (de 30 à 730 jours)
• Changer le seuil de couverture — Explorez l'impact d'un seuil différent (30%, 50%, 70%, 90%) sans modifier la configuration de votre pharmacie

6. Onglet Stats — Statistiques et suivi Desktop uniquement

Cet onglet est visible uniquement sur ordinateur. Il offre une vue d'ensemble de votre gestion des périmés et de vos inventaires.

Statistiques Périmés

• Taux de récupération — Pourcentage de produits sauvés (vendus ou retournés) avant péremption
• Pertes financières — Montant perdu en réclamations ce mois
• Économies réalisées — Montant sauvé grâce aux ventes avant péremption
• Bilan global — Économies moins pertes : votre résultat net
• Top fabricants — Les laboratoires qui génèrent le plus de pertes

Statistiques Inventaires

• Couverture des zones — Quelles zones ont été scannées récemment, lesquelles sont en retard
• Zones en vigilance — Zones avec des écarts importants à surveiller
• Démarque inconnue — Suivi des pertes non identifiées par zone

7. Paramètres — Configurer l'application

Les paramètres sont accessibles via l'icône engrenage en haut à droite de l'écran.

Configuration des alertes

Configurez vos préférences d'alerte pour chaque catégorie de produit :

• Médicaments — Activez/désactivez les alertes email mensuelles et définissez le seuil (par défaut 90 jours)
• Parapharmacie — Même configuration, indépendante des médicaments
• Produits saisonniers — Seuil plus long (par défaut 180 jours) car ces produits sont commandés longtemps à l'avance

Gestion des zones

Créez, modifiez ou supprimez vos zones de stockage. Chaque zone correspond à un emplacement physique dans votre pharmacie (rayon, tiroir, réfrigérateur...).

Chaque zone peut être rattachée à un espace de stockage de votre logiciel (espace de vente, réserve, cave...) : les rapports d'inventaire comparent alors vos scans au stock du bon dépôt (voir section 2), et la colonne « Autres espaces » révèle les transferts jamais enregistrés.

Avec WinPharma, allez plus loin : importez vos rayons (codes géographiques) existants et liez-les à vos zones, créez un rayon directement depuis l'application, et « rangez » les produits d'une zone dans leur rayon WinPharma en un clic — votre géographie logicielle suit enfin votre géographie réelle.

Reprises laboratoires

Configurez le pourcentage de reprise de chaque laboratoire (par défaut 50 %). Lorsqu'un produit est retourné, l'application calcule automatiquement votre perte réelle : un labo qui reprend à 70 % ne laisse à votre charge que 30 % du prix d'achat. Ces taux affinent les montants de pertes affichés dans l'onglet Stats.

Données

Sur ordinateur, deux actions supplémentaires sont disponibles :

• Exporter les données — Télécharge l'ensemble de vos produits et alertes
• MAJ Catalogue LGO — Importe ou met à jour le catalogue produits (noms, codes EAN, fabricants) depuis un fichier exporté de votre logiciel de gestion. C'est ce catalogue qui permet d'afficher le nom des produits scannés et de les filtrer par fabricant.

8. Liaison LGO — Connecter votre logiciel

L'agent Toolkit permet de connecter l'application à votre logiciel de gestion (WinPharma, ID / LGPI de Pharmagest, ou LEO) pour récupérer automatiquement les informations produits et mettre à jour le stock.

Installation de l'agent

1. Téléchargez l'agent correspondant à votre logiciel

   Depuis les paramètres → Liaison LGO, téléchargez l'installateur Windows adapté à votre logiciel (WinPharma, LGPI ou LEO).

2. Installez sur un PC de la pharmacie

   L'agent doit être installé sur un ordinateur ayant accès au réseau de votre logiciel (généralement le même réseau que vos postes de travail).

   Avertissement Windows

   Lors du lancement de l'installateur, Windows peut afficher un message "Windows ne reconnaît pas l'éditeur de cette application". Cliquez sur "Informations complémentaires" puis sur "Exécuter quand même" pour continuer l'installation.

Configuration de l'agent

La configuration se fait en 4 étapes, directement dans la fenêtre de l'agent :

1. Entrez vos identifiants Pharma Toolkit

   Saisissez le même email et mot de passe que pour l'application Pharma Toolkit.

2. Recherchez votre serveur automatiquement

   Cliquez sur le bouton "Rechercher" : l'agent va scanner votre réseau local et trouver automatiquement l'adresse IP de votre serveur. Si le serveur est trouvé, l'adresse IP se remplit automatiquement.

   Si la recherche automatique ne trouve rien

   Vous pouvez entrer l'IP manuellement. Voir plus bas "Comment trouver l'IP manuellement".

3. Sauvegardez la configuration

   Cliquez sur "Sauvegarder" pour enregistrer vos paramètres.

4. Connectez l'agent

   Cliquez sur "Connecter". Les indicateurs passent au vert quand la connexion est établie avec le serveur Pharma Toolkit et votre logiciel.

Comment trouver l'IP manuellement ?

Si la recherche automatique ne trouve pas votre serveur, vous pouvez trouver l'IP manuellement :

1. Allez sur le serveur de votre logiciel

   C'est l'ordinateur principal où est installé votre logiciel de gestion (souvent appelé "serveur" ou "poste principal").

2. Ouvrez l'invite de commandes

   Appuyez sur les touches Windows + R, tapez cmd puis Entrée.

3. Tapez la commande

   Dans la fenêtre noire, tapez ipconfig puis appuyez sur Entrée.

4. Trouvez l'adresse IPv4

   Cherchez la ligne "Adresse IPv4" sous "Ethernet" ou "Wi-Fi". C'est votre IP locale (exemple : 192.168.1.100).

5. Entrez l'IP dans l'agent

   Saisissez cette adresse dans le champ IP de l'agent, puis sauvegardez.

9. Bien utiliser l'inventaire — méthode & bonnes pratiques

Quelques principes simples pour tirer le meilleur de l'application et obtenir des inventaires fiables.

Une règle d'or : l'inventaire juste après le scan

Pharma Toolkit apporte une finesse absente de votre logiciel de gestion : le suivi du stock date de péremption par date de péremption. Votre logiciel, lui, ne raisonne qu'en quantité globale par produit, sans distinguer les lots ni les dates.

L'application dialogue bien avec votre logiciel : elle importe le catalogue, lit le stock et peut le mettre à jour. Mais comme votre logiciel ne ventile pas le stock par date, il ne peut pas répercuter dans l'application le détail des ventes et des réceptions au fil de la journée.

Concrètement, le scan prend une photo de votre stock à l'instant T. Si des ventes ou des réceptions ont lieu ensuite, l'écart se creuse. Plus vous lancez l'inventaire (comparaison puis mise à jour) rapidement après le scan, plus il est juste.

Scanner et inventorier sont deux gestes distincts

Scanner un produit l'enregistre dans l'application (avec sa date de péremption), mais ne déclenche aucun inventaire. L'inventaire, c'est la comparaison entre vos scans et le stock de votre logiciel, au moment où vous générez le rapport. Vous pouvez donc scanner des produits sans jamais en faire l'inventaire — utile, par exemple, pour la seule gestion des périmés.

Gérer votre réserve

Deux organisations sont possibles selon votre fonctionnement. Aucune n'est meilleure dans l'absolu : choisissez celle qui colle à vos habitudes.

Faut-il scanner vos réceptions ?

Tout dépend de la rotation de vos produits et de votre circuit d'achat :

• Commande directe laboratoire — les péremptions dépassent généralement un an. Si vous repassez sur le rayon environ une fois par an, inutile de scanner les réceptions.
• Grossiste ou centrale d'achat — les péremptions sont parfois plus courtes. Privilégiez des scans ciblés sur les rayons concernés, ou un scan collectif de certains produits à la réception.

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